Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Мне кажется, хорошим результатом будет секунд. Вы можете смело возразить на тему того, что у вас активно используется электронный документооборот ЭДО. Перевожу, внедряется и используется криво. Возможно, вы счастливчик… И в вашей компании ЭДО работает слаженно и эффективно. А мы переходим к главному вопросу письма: Времяблок для работы с бумагой. Выделите окно от 20 до 60 минут. Я бы искал окно возле обеда. Сделайте так, чтобы к началу выделенного окна все документы стекались в нужное место к вам само собой. В этом может помочь ваш секретарь или правильно организованный лоток для бумаг см.

Организация делопроизводства и составление номенклатуры дел, ведение архива организации.

Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Подскажите, как правильно оформить индекс в номенклатуре, если у филиала есть свой номер в номенклатуре дел головной организации например, 1 , а в одном из структурных подразделений с номером 01 есть несколько групп? Папки этого структурного подразделения будут выглядеть следующим образом: К сожалению, в индивидуальной номенклатуре дел всей организации, которая построена по структурному типу, система индексов всегда сложная, а номенклатура представляет собой объемный многостраничный документ.

И очень часто к такой номенклатуре дел составляют в качестве справочного аппарата отдельный небольшой документ — структуру индексов номенклатуры дел, которая оформляется после главной таблицы номенклатуры дел как ее неотъемлемая часть, а не как приложение.

Понятие и составление номенклатуры дел: Невозможно хранить бесконечно все законченные документы в подразделении. С ними необходимо.

При организации электронного архива номенклатура дел в бумажном виде перестает быть нужна? Номенклатура дел в обязательном порядке составляется в органах государственной власти, подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Для юридических лиц номенклатура дел является инструментом управления документальным фондом организации. В соответствии с правилами делопроизводства номенклатура дел подлежит утверждению руководителем организации.

Если номенклатура ведется в электронном виде, то вместо собственноручной подписи используется электронная ЭП , при этом документ обладает той же юридической силой, что и бумажный. Однако на практике работа с номенклатурой в электронном виде пока вызывает сложности. Государственные архивы могут не принять электронный документ, и этот момент нужно учитывать организациям, которые передают документы на государственное хранение и являются источником комплектования госархивов.

Документы постоянного и длительного срока хранения до сих пор в передаются в архивы в бумажном виде с соблюдением всех форм, установленных законом. Электронные версии принимаются в качестве резервных копий на случай утери бумажного экземпляра. Кроме того, в течение делопроизводственного года, и даже по его окончании, номенклатура уточняется, дополняется без повторного согласования и подписания руководителем.

Эта особенность работы не позволяет вносить изменения в электронную номенклатуру дел, заверенную ЭП.

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы. Потому что чаще всего содержит в себе 2 блока: Если в компании разрабатывается номенклатура дел только для отдела кадров, то в первой колонке нет смысла отображать нумерацию отделов, только номер группы документов. Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел? Она применяется для хранящихся документов.

крупного бизнеса Для среднего бизнеса Для малого бизнеса, ЧП Для юрфирм Для госструктур Руководителям Юристам Бухгалтерам.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам.

Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т. В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой. В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.

В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?

Номенклатура — это систематизированный перечень наименований дел, которые заводятся по установленной форме делопроизводства, также на делах указывается срок их хранения. Даже имея большой опыт работы в архивном деле, невозможно профессионально организовать работу с документами без номенклатуры. Номенклатура дел имеет несколько функций, среди которых организация, классификация документов, а также справочное информирование по бумагам.

Цели составления номенклатуры дел: Виды номенклатуры Среди основных видов номенклатуры существует типовая, индивидуальная и примерная: Типовая номенклатура является нормативным документом, используемым для установления состава дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций.

Примерной номенклатуры дел администрации муниципального района. ( городского .. Документы (бизнес-планы, технико-экономические.

Функционал системы можно разделить на три блока: Электронная канцелярия — документооборот входящей и исходящей корреспонденции. Управления договорами — формирование и согласование договоров. Электронный архив — хранение документации. Электронная канцелярия Электронная канцелярия автоматизирует работу с потоками входящих, исходящих и внутренних документов. позволяет работать с общими документами и задачами в единой среде как из офиса компании, так и удаленно. Все необходимые функции доступны сотруднику через любой из наиболее распространенных браузеров.

Номенклатура дел Настраиваемая номенклатура дел позволяет организовать совместную работу с документами строго внутри подразделения или для нескольких подразделений одновременно. Создание и регистрация документов Создать документ можно в один клик с главной страницы системы двумя способами: При регистрации документа создается его регистрационно-контрольная карточка и присваивается регистрационный номер. Номер генерируется автоматически в зависимости от места регистрации и дела.

Штрихкодирование Штрихкодирование позволяет полностью автоматизировать контроль движения оригиналов документов внутри компании, а также контролировать документооборот с контрагентами. Генерируемый сразу после регистрации на основании уникальных характеристик документа штрих-код распечатывается из системы и прикладывается приклеивается к документу.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Нужно лишь сообщить необходимые данные о делопроизводстве вашей организации, и в установленный срок Вы получите полностью готовый для внедрения и эксплуатации документ. Номенклатура дел — это важный, но зачастую недооцененный элемент деятельности организации. Если вы работаете в государственном или муниципальном учреждении, то составление номенклатуры для вас — обязательная процедура.

Однако коммерческая организация точно также нуждается в этом многофункциональном документе. Каждое предприятие, от малого бизнеса до крупной корпорации, заинтересовано в том, чтобы не терять трудовые договора с сотрудниками, акты и любые другие хозяйственные, кадровые или финансовые документы. А номенклатура дел обеспечивает быстрый поиск документа среди десятков или сотен других, помогает правильно формировать и оформлять дела, учитывает порядок и сроки их хранения.

Бизнес-класс Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень Примерная номенклатура дел в этом смысле является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Когда должна обновляться номенклатура дел? Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения? Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы например, письма от партнеров , так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации приказы, переписка, локальные акты и т.

На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения. Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях например, дошкольных образовательных учреждениях.

Делопроизводство (Д. А. Шевчук)

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается дело-производственный индекс дела, который должен включать: В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел, которые группируются по разделам подразделам номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем остальные в порядке убывания сроков хранения документов. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

Составление и утверждение в организации номенклатуры дел. Судебная практика. Разновидности номенклатуры дел с характеристикой. Форма НД.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам.

Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел приказов, договоров, личных карточек и т. В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.

В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены. В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу.

Как заполнить табличную часть номенклатуры дел - Елена Пономарева

    Узнай, как дерьмо в голове мешает человеку больше зарабатывать, и что можно сделать, чтобы очистить свои"мозги" от него полностью. Кликни тут чтобы прочитать!